Потеряли журналы инструктажей по охране труда: что делать
Наверное, хотя бы раз в своей работе каждый сталкивался с проблемой потери или порчи важных документов. Это может быть обусловлено сменой специалистов и неправильной передачей дел, или переездом, или неким форс-мажором в виде пожара.
Особое беспокойство вызывает потеря журналов инструктажей по охране труда. И это понятно, поскольку самое первое, что запросят при проверке, в том числе по факту несчастного случая — это именно документы, где зафиксирован факт проведения работникам инструктажей.
Наличие подписи работника в журнале подтверждает, что работодатель довел до него требования безопасности и ознакомил с тем, как действовать в нестандартной ситуации и при возникновении опасности.
Отсутствие журналов инструктажей расценивается как непроведение обучения работников по охране труда. Это нарушение может грозить штрафом в размере от 110 до 130 тысяч рублей за каждого сотрудника (ч. 3 статьи 5.27.1 КоАП).
Помимо штрафа на работодателя, на должностное лицо, ответственное за проведение инструктажа также может быть наложено административное наказание.
Что же делать, если журналы инструктажей потеряны
К сожалению, законодательно данный вопрос не урегулирован, поэтому отсутствует четкий алгоритм действий.
Первое, что некоторым приходит в виде решения — это восстановить записи, а значит завести новые журналы и вписать туда в хронологическом порядке данные по всем проведенным инструктажам за некоторый период времени, например, за прошедший год. Но в таком случае вы столкнетесь с проблемой сбора подписей, а особенно это касается уже уволенных сотрудников.
Поэтому такой способ восстановления журналов вряд ли можно назвать удачным решением. Он подойдет лишь в случае, когда «потеряшка» был заведен недавно и в нем мало записей.
Тогда как быть?
Самое главное — ничего не нужно делать «задним числом».
В первую очередь нужно зафиксировать факт утери или порчи. Для этого создайте комиссию из 3 человек (например, специалист по охране труда, кадровик и руководитель одного из структурных подразделений) и составьте Акт об утрате документа. В нем опишите ситуацию и ее причины.
Затем на основании данного Акта издайте приказ, в котором определите порядок дальнейших действий и закрепите ответственных лиц.
Если восстанавливаете журнал регистрации вводного инструктажа, то впишите в него всех работающих сотрудников, проставьте в соответствующей графе текущую дату, а под списком сотрудников напишите «Работники ознакомлены с Инструкцией № 1 на основании приказа №ХХ от хх.хх.хххх ввиду утери журнала водного инструктажа» (как правило, во всех организациях инструкция для вводного инструктажа идет именно под номером 1) и проставьте подписи инструктирующего и инструктируемого.
К сведению! Согласно п. 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464, порядок регистрации проведенного инструктажа по охране труда и форма его документирования (т.е. форма журнала) утверждаются работодателем, важно указать обязательные сведения (указаны в п. 86–87 Правил обучения).
В случае восстановления журнала инструктажа на рабочем месте, инструктирующий (как правило, это руководитель структурного подразделения) вписывает по порядку данные по всем своим подчиненным, в графе «Вид инструктажа» нужно вписать вид инструктажа «Повторный» и в графе «Наименование локального акта, в объеме которого проводили инструктаж» — перечислить номера инструкций, с которыми ранее работник был ознакомлен до потери журнала.
Также рекомендуем под списком работников внести запись «Проведен повторный инструктаж на основании приказа №ХХ от хх.хх.хххх ввиду утери журнала инструктажа на рабочем месте».
Если же на момент проведения этого повторного инструктажа была дополнительно разработана еще какая-либо новая инструкция, то ознакомление с ней нужно отразить после внесения сведений о повторном инструктаже. В этом случае вид инструктажа будет уже «внеплановый».
И в заключении хочется напомнить, что работодатель приказом должен закреплять ответственных за проведение инструктажей, а также за заполнение и хранение соответствующих журналов. В случае ротации персонала не забывайте пересматривать этот приказ. Тем самым можно будет избежать потери журналов.
Предоставим формы и образцы заполнения журналов инструктажей по охране труда и прочие документы для построения системы управления охраной труда.