Почему так медленно внедряется кадровый ЭДО

Вышедший два года назад закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ регулирует правила ведения кадрового документооборота в электронном виде — КЭДО. Однако большая часть компаний до сих пор составляет документы на бумаге. Разбираемся, почему КЭДО развивается медленно и как действовать компании, чтобы внедрение КЭДО встретило как можно меньше препятствий.

Что такое КЭДО и зачем его внедрять

КЭДО — это создание, подписание, использование и хранение документов в электронном формате без применения бумажных дубликатов. Все эти действия могут совершать работодатель, сотрудник или человек, которого только принимают на работу в компанию.

При этом не все документы можно перевести в цифровой вариант. В бумажном виде все еще заполняют:

акты о несчастном случае на производстве;
приказы или распоряжения об увольнении;
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе те, что сотрудник подписывает лично.

Согласно закону, КЭДО можно реализовать двумя способами:

через Единую цифровую платформу «Работа в России»;
через информационную систему работодателя, которая позволяет подписывать, хранить и фиксировать получение электронных документов.

На рынке представлено множество разнообразных систем КЭДО на любой вкус — те, которые устанавливаются на сервер, облачные, с разной стоимостью и набором функций.

Благодаря КЭДО кадровые службы могут сократить бумажную работу, ускорить процессы подписания кадровой документации, систематизировать ее хранение, а удаленные сотрудники могут не приезжать в офис для подписания документов.

В теории все выглядит привлекательно. Но цифры говорят следующее: по оценке Михаила Ефимова, руководителя направления кадрового электронного документооборота компании «Тензор», и его коллег, в июне 2023 года системы КЭДО охватили только 5% рынка.

По его мнению, прежде всего КЭДО целесообразно для компаний с 50 сотрудниками и больше. Их в России примерно 65 тысяч, а летом 2023 года, по оценке «Тензора», подключивших КЭДО было всего около 3–4 тысяч. Очевидно, что процесс идет достаточно медленно. В чем причины?

Что останавливает компании от перехода на КЭДО

1. КЭДО необязательно по закону

Компания может перейти на КЭДО, но обязанности сделать это у нее нет. Решение о «цифровизации» каждый работодатель принимает сам. Закон регулирует само ведение КЭДО, процесс перехода к нему, порядок использования электронных подписей (ЭП), сервисы, которые применяются в КЭДО. Если бы закон устанавливал обязательность его ведения, то процесс явно бы шел активнее.

2. Не все документы можно оцифровать

В предыдущем разделе мы уже рассказали о документах, которые перевести «в цифру» нельзя, по крайней мере, пока. Значит, в компании все равно в той или иной мере будет присутствовать бумажный документооборот. Для организаций это тоже может стать причиной, по которой они откладывают внедрение КЭДО.

3. Сотрудники не согласны

По закону работодатель должен проинформировать работников о переходе на КЭДО, а те, в свою очередь, могут отказаться от него.

Если какой-то сотрудник не согласится или не ответит на уведомление, то с ним придется подписывать документы в бумажном виде. Это значит, что процесс, к примеру, текущего хранения дел по личному составу только усложнится.

Чтобы проблем с сотрудниками не возникало, нужно заранее сообщать им о переходе на КЭДО, рассказывать, в чем для них плюсы перехода, рассказывать о безопасности данных, показывать, что подписать документ электронной подписью — просто.

4. Для перехода требуются ресурсы

Внедрение КЭДО требует сил, времени и, конечно, денег. Да, эти затраты, в большинстве своем, окупаются. Но все равно нужно отвлечь сотрудников на реализацию проекта, а средства придется выделить из оборота. Чем крупнее компания, тем больше денег потребуется. А выделение бюджета для крупного бизнеса может быть длительным процессом, который требует многочисленных согласований.

5. Непонятно, какую систему выбрать

На рынке представлено много разных решений КЭДО, которые различаются по своим функциям, интерфейсу и т.д. Руководителю компании, который с КЭДО раньше не сталкивался, сложно на начальном этапе решить, что выбрать. Основной функционал вроде у всех похож, а откуда знать, понадобится ли какая-то редкая функция в будущем?

Важно не забыть и о том, чтобы сотрудники могли легко разобраться в системе — даже те, кто не дружит с IT-технологиями.

Если в системе будет сложный интерфейс или запутанный процесс подписания документа, то люди явно будут ее избегать. Непонимание, как найти оптимальный вариант, тоже останавливает компании от принятия решения.

Почему тормозится процесс внедрения

1. Непонимание, что КЭДО — это бизнес-процесс

Есть организации, в которых до сих пор действуют устаревшие процессы подписи кадровой документации. Бывает, что они даже расходятся с нормами законодательства.

К примеру, в ЛНА указано, что трудовой договор подписывает работник, потом руководитель кадрового отдела, потом HR-директор и затем уже генеральный директор. Так процесс приема сотрудника на работу занимает несколько дней — в современных условиях с правовой точки зрения это бесполезно.

Обычно в стандартной системе КЭДО такой процесс не предусмотрен, нужно его отдельно настраивать. Это дополнительные время и деньги.

Или, например, подписание заявлений на отпуск задним числом — вполне реальная практика, когда сотруднику идет навстречу и оформляют документы необходимой датой. А с КЭДО все процессы привязаны к требованиям закона.

Поэтому прежде чем перейти на КЭДО, компаниям нужно провести аудит своих бизнес-процессов, а еще кадровых документов — например, тех же правил внутреннего распорядка, чтобы выявить ошибки и устаревшие нормы. Компании, которые не проводят аудит, неизбежно сталкиваются с ошибками при внедрении КЭДО, из-за чего сам процесс в итоге тормозится.

Для проведения аудита кадрового делопроизводства обращайтесь к профессионалам. Специалисты «ПрощеБизнес» проверят состояние кадрового делопроизводства и подскажут, как эффективнее выстроить кадровый документооборот и исключить риск нарушений. А также создадут необходимый пакет кадровых документов с учетом масштабов вашей компании.

2. Ожидание не соответствует реальности

Не всегда компании, которые начинают внедрять КЭДО, понимают, что получают в итоге. Например, кто-то ждет функций корпоративного портала: чата, календаря и т.д. В итоге организация внедряет КЭДО в каком-то отделе, и на этом процесс останавливается.

3. Нет команды, ответственной за реализацию проекта

Внедрение КЭДО, как и любой другой IT-системы, оказывает большое влияние на работу компании. Поэтому в обязательном порядке нужно собрать команду проекта со стороны организации, которая будет сопровождать внедрение. Как правило, для автоматизации процесса обычно привлекают поставщика КЭДО. Но без помощи внутренних специалистов он не сможет проанализировать все бизнес-процессы в компании.

Поэтому в организации нужно обязательно назначить руководителя проекта (РП), который должен отвечать за результат перед менеджментом компании и быть связующим звеном между сотрудниками и подрядчиком. Только при наличии мотивированного РП можно без проблем оцифровать кадровые документы.

Кроме того, в саму команду проекта должны входить специалист по 1С, если планируется интеграция системы КЭДО с 1С:ЗУП, руководитель HR-службы. Им всем нужно установить зоны ответственности и KPI.

4. Внедрение — это сложный процесс, который нельзя осуществить одномоментно

На практике переход на КЭДО длится от нескольких недель до двух лет, но в среднем занимает 2–4 месяца. Сроки зависят от количества документов, типовые они или разработанные компанией самостоятельно, количества маршрутов согласования, числа сотрудников, сложности оргструктуры и т.д.

Невозможно перевести на КЭДО всех сотрудников сразу. Обычно этот процесс проводят поэтапно. Но здесь есть обратная сторона — крупные компании могут слишком затягивать внедрение. У них много процессов и нужно сразу фокусироваться на разном, поэтому порой тестирование КЭДО на 100 сотрудниках может растянуться на несколько месяцев.

На старте нужно четко установить сроки и число участников, указать критерии, по которым каждый этап будет считаться успешным. Например, если в компании 5 тысяч сотрудников, то в пилотный проект можно включить тысячу из них. Успешным этап будет тогда, когда все получили ЭП, подтвердили учетную запись, подписали с помощью ЭП хотя бы один документ удаленно и т.д.

Для успешного внедрения КЭДО важно на старте проекта навести порядок в бизнес-процессах и кадровых документах. В этом вам поможет аудит кадровой документации от «ПрощеБизнес». Если каких-либо документов не хватает или они устарели, специалисты составят новые или актуализируют те, что уже есть.