Воинский учет: возможен ли аутсорсинг
Согласно действующему законодательству, каждая организация, у которой есть сотрудники — военнообязанные или призывники, обязана вести воинский учет. Этот процесс предполагает целый ряд ответственных и важных мероприятий и включает в себя не только оформление необходимой документации и уведомление военкоматов, но и постоянный мониторинг статуса воинского учета сотрудников.
В настоящее время тема воинского учета стала очень популярна и взволновала работодателей. Причиной тому стали известные события и возросшие в разы штрафы за несоблюдение требований законодательства о воинском учете. При этом сам процесс ведения воинского учета многим кажется сложным и обременительным.
Уже стало нормой, когда работодатели передают на исполнение сторонней организации какие-то непрофильные функции, например, ведение бухгалтерии, охрану труда, экологию и прочее. В связи с этим у многих возникает вопрос — а нельзя ли снять с себя функционал по воинскому учету работников и также передать его на аутсорсинг?
Начнем с того, что российским законодательством не предусмотрена возможность для передачи ведения воинского учета другим организациям, но вместе с тем и не запрещено. Значит теоретически это может иметь место, но сам вопрос аутсорсинга воинского учета довольно специфичен и требует учета множества факторов.
Рассмотрим ключевые моменты, которые требуют внимания при принятии решения в пользу привлечения сторонней организации.
Во-первых, воинский учет предусматривает сбор, обработку и хранение персональных данных сотрудников, что накладывает определенные ограничения и обязательства как на компанию-аутсорсера, так и на самого работодателя, передающего персональные данные. А это значит, что в договоре на оказание услуг следует четко определить ответственность исполнителя. Но даже это не освобождает работодателя от ответственности за соблюдение законодательства в области защиты персональных данных.
Работодателю придется передавать персональные данные аутсорсинговой компании (как третьей стороне) только с письменного согласия работника, а это требует оформления.
Во-вторых, для целей ведения воинского учета должно быть назначено лицо, которое будет ответственным, данные об этом сотруднике передаются в военкомат и районную комиссию по бронированию в виде приказа. Но при аутсорсинге это вызовет сложности.
Специалист сторонней организации не может фигурировать во внутреннем приказе компании, т.к. не является ее штатным сотрудником, в отношении его попросту не могут распорядительным документом устанавливаться требования.
Представителю компании-аутсорсера можно лишь по доверенности, как физическому лицу, вменить определенные функции. Но как мы понимаем, доверенность в такой ситуации не заменит приказа о назначении ответственного, а военкомат требует именно приказ.
В- третьих, все применяемые для целей воинского учета формы документов (план работы, уведомления в военкомат, списки для сверки, карточки военнообязанных по форме № 10 и прочие) подразумевают подпись ответственного лица, которое назначено приказом работодателя. Кем и как будут подписываться документы, формируемые в процессе ведения воинского учета аутсорсинговой организацией, не совсем понятно, да и примут ли такие документы в военкомат?
Ну и в-четвертых, необходимо понимать, что ответственность за все процессы, в том числе за своевременность и точность предоставления данных, за ошибки и нарушения при ведении воинского учета, все равно возлагается на работодателя. И в случае передачи воинского учета стороннему лицу, нужно будет все равно контролировать соблюдение требований законодательства.
Какой можно сделать вывод: несмотря на то, что теоретически часть функций по организации воинского учета можно попытаться переложить на аутсорсинг, практически это крайне сложно и рискованно в силу специфики процесса и законодательных ограничений.
Таким образом, большая часть функций по ведению воинского учета должна оставаться внутри компании под прямым контролем работодателя.
В ситуациях, когда у компании нет соответствующих ресурсов или знаний для ведения воинского учета, возможным решением может стать привлечение сторонних компаний для консультирования по вопросам его организации и ведения внутри собственной компании.
Такие компании могут помочь в понимании необходимых процедур, подготовке необходимых документов и выполнении других требований законодательства, однако сам процесс ведения воинского учета должен осуществляться непосредственно работодателем.
Получи профессиональную консультацию ведущего эксперта
